+47 67 20 66 67 kontakt@vivento.no

Mange selskaper har et kvalitetssystem, og de fleste begynner å få disse tilgjengelig på intranett. Hvorfor skal vi bruke penger for å gjøre kvalitetssjefen ansvarlig for den minst besøkte delen av intranettet?

De fleste norske virksomheter har implementert et kvalitetssystem. Noen av virksomhetene har gjort dette for å bli sertifisert i henhold til en eller flere standarder, mens andre bruker kvalitetssystemet for å sikre kvalitet og drive forbedringsarbeid.

Vivento ser at de færreste som ønsker å bruke kvalitetssystemet i styring og forbedring av virksomheten får ut den ønskede effekten. Det finnes en rekke årsaker til dette, men vår erfaring peker på to hovedårsaker:

  • mangelfull utførelse av kvalitetsprosesser
  • svak eller ikke-eksisterende kobling til virksomhetens strategi

De to sentrale årsakene til at kvalitetssystemet ikke gir ønsket effekt må sees i sammenheng. Et kvalitetssystem som forvaltes godt gjennom gode prosesser og med en riktig organisering vil sørge for en god understøttelse av virksomhetens mål og drift. Systemet gir innspill til ledergruppens arbeid og til styring av virksomheten. Kvalitetssystemet vil dermed være sentralt i operasjonaliseringen av de strategiene virksomheten har satt.

Forvaltning av kvalitetssystem handler om å få på plass noen grunnleggende elementer i arbeidsprosesser rundt kvalitet og organiseringen av disse. Den nye ISO 9001:2015 standarden har et forsterket fokus på lederskap og utøvelse av ledelsesprosesser i forbindelse med kvalitetssystemet.

Ledelsen bør ha en kvalitetsvisjon og sette klare mål for bruk og oppfølging av kvalitetssystemet. Alle som er involvert i forvaltningen av kvalitetssystemet må være klar over hvilke resultater man ønsker å oppnå.

Hvordan kan et kvalitetsprinsipp som «ingen feil på faktura» eller «ingen personskader på stillaser» utløse kontroll, forbedring og oppfølging av operative arbeidsprosesser? I praksis betyr dette at kvalitetsfunksjonen danner bindeleddet mellom virksomhetens ledelse, organisasjonens strategi og den operative prosessforbedringen i virksomheten.

Kvalitetsprosessene må være dokumentert og kommunisert på samme måte som andre prosesser i virksomheten. Prosessene sier hvordan kvalitetsarbeidet planlegges, utvikles, etterleves og kommuniseres. Gode prosesser har liten verdi dersom ikke oppgavene og ansvaret for dem er forstått. Riktig organisering innebærer en klar definisjon av roller og en tydelig fordeling av ansvar i kvalitetsarbeidet. Det er viktig at de ledende rollene i virksomhetens kvalitetsfunksjon besitter en svært god forretningsforståelse. Gjennom dette kan kvalitetsarbeidet bidra til å utvikle operative prosesser og løse virksomhetens utfordringer.

Det finnes et stort antall verktøy på markedet med ulikt fokus, ulike muligheter og som stiller ulike krav til virksomheten. Kvalitetsledelsen kan med fordel understøttes av gode IT-verktøy. Disse verktøyene bør gi enkel tilgang til informasjon for alle ansatte og understøtte bedre og mer uniform prosessutførelse.

Det er avgjørende at virksomheten velger et IT-verktøy som gir riktige muligheter samtidig som virksomheten har ressurser og kompetansen til å nyttiggjøre seg mulighetene. Det er like ille å velge verktøy som man ikke klarer å bruke som å velge verktøy som er for enkle i forhold til behov.

Med riktige IT-løsninger og godt organiserte kvalitetsprosesser har virksomheten mulighet til å benytte kvalitetssystemet både til å øke kvalitet, sikre ansatte og verdier, samtidig som man bedrer produktiviteten.

 

Knut Jacobsen
Sjefskonsulent
Vivento AS

Ønsker du bistand? Ta kontakt med meg på knut.jacobsen@vivento.no eller på 916 62 522.

Les mer om tjenesten vår – Kvalitetssystemer

Digital omstilling

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Liker du det du nettopp leste? Gjør som 600 andre og få nyheter fra Vivento direkte i din innboks. Du vil motta nyheter fra Vivento maks 6 ganger i året.

Takk for din påmelding, sjekk innboksen!