+47 67 20 66 67 kontakt@vivento.no

Vet ikke helt, men tror det er noe de holder på med i IT-avdelingen… Nye moteord dukker stadig opp i mediene. Vi leser om digital transformasjon, tingenes internett, big data, blockchain, etc.  Men, hva er egentlig nytt? Nye teknologier dukker opp – andre forsvinner. Levetiden på disse blir stadig kortere. Endringstakten øker kontinuerlig. Virksomheters evne til å ta teknologiutviklingen inn over seg og omsette dette i økt effektivitet, bedre produkter og tjenester eller nye forretningsmodeller, er en krevende øvelse. Det stiller store krav til virksomheters evne til kontinuerlig fornyelse og omstilling. En øvelse som involverer alle deler av virksomheten – fortrinnsvis som en felles anstrengelse mot virksomhetens felles mål.

I dette klimaet anerkjenner stadig flere arkitektur som et av flere verktøy for innføring og styring av endringer – spesielt innfor IKT-domenet har arkitekturfaget etter hvert fått en betydelig plass.

Har vi ikke allerede nok ansatte som tegner bokser og piler? Noen må da gjøre jobben også…

Selvfølgelig skal de det! Virksomhetsarkitektursatsningen skal ikke være en dokumentasjonsøvelse hvor målet er å produsere mest mulig «arkitekturbeskrivelser» – snarere tvert imot. Som fagfelt og profesjon har virksomhetsarkitektur som formål å bidra til innsikt i avhengigheter – skape felles forståelse for konsekvenser ved endring. Det er med andre ord den gode prosessen som er målet – det å sikre informerte beslutninger og at relevante interessenter blir involvert i endringsarbeidet. Alle omstillings- og effektiviseringsprosesser går lettere når ansatte er i stand til å forstå og forklare HVORFOR!

Derfor er det også avgjørende at virksomhetsarkitektursatsningen organiseres som en virksomhetsovergripende aktivitet. Selv om verktøy, metoder og rammeverk for virksomhetsarkitektur har vært i kontinuerlig utvikling siden begynnelsen av 90–tallet opplever nok likevel en del virksomheter fortsatt at det kan være utfordrende å synliggjøre verdien av arbeidet utover IT-avdelingens «egne rekker». Årsakene til dette kan nok variere fra virksomhet til virksomhet, men noen punkter ser vi går igjen:

  • Beskrivelsene av virksomhetsarkitekturen er uforståelig for «folk flest» – enten fordi de er for detaljert, for teknologi sentrert eller at det benyttes en språkdrakt som er fremmedgjørende.
  • Arkitektene er mer opptatt av faget, det å beskrive/dokumentere arkitektur, enn å drive praktisk endringsarbeid.
  • Arkitekturpraksisen begrenser seg selv til hovedsakelig å være et IKT anliggende gjennom at arkitektene primært rekrutteres fra IT-avdelingens egne rekker – noe som ikke bidrar til en enklere dialog mellom IT-avdelingen og dens kunder.

Konsekvensene kan fort bli mangelfull forankring og forståelse på forretningssiden. Man blir raskt sittende igjen med en virksomhetsarkitektur for IKT – i realiteten en IKT-arkitektur. Nå vil en IKT-arkitektur være både vel og bra og svært nødvendig for mange virksomheter, men enda mer kraft vil arbeidet åpenbart ha om det også inkluderte virksomheten som helhet. Først da har man en arena for reelle diskusjoner knyttet til endringers årsak og virkning.

Men, hvorfor skal IT-avdelingen begynne å beskrive forretningsprosesser? Det er da forretningens eget ansvar?

Helt klart! Det skal de da heller ikke. De færreste virksomheter trenger «konkurrerende» beskrivelser av hvordan «butikken» er skrudd sammen – hvordan de ulike oppgavene skal utføres, av hvem, med hvilke virkemidler og hvorfor.

Arkitektur er jo ikke på noen måte et fremmed felt for forretningssiden i de fleste bedrifter. Mange har lange tradisjoner med å beskrive hva de gjør og hvordan de jobber – hvordan tingene henger sammen. Enten dette er dokumentert av kvalitetssjefen som del av bedriftens kvalitetssystem, av finansdirektøren som del av selskapets «corporate governance» dokumentasjon, av HR-sjefen gjennom selskapets organisasjonskart og rolle-/ansvarsbeskrivelser, eller av prosjektdirektøren som del av kravspesifikasjon i pågående forbedringsprosjekter, eller kanskje finnes det til og med litt av alt?

Virksomhetsarkitektur er først og fremst et lagspill. Det overordnede formålet med en slik satsning bør være å sikre at en omforent og helhetlig arkitektur eksisterer. Virksomhetsarkitektens hovedoppgave er å tilrettelegge for en prosess, som involverer alle interessenter, og leder frem til at eksisterende virksomhetsbeskrivende dokumentasjon henger sammen – er relevant, oppdatert og er et godt utgangspunkt for forbedringsaktiviteter.

Et godt mål på kvalitet i arbeidet er vel når virksomhetens ansatte vet hvor de skal gå for å finne relevant virksomhetsbeskrivende dokumentasjon – og de har tillitt til at dette til en hver tid er oppdatert og riktig.

Det er vel heller ikke et minus at den totale mengden virksomhetsbeskrivende dokumentasjon samtidig har blitt kraftig redusert?

Dag Eirik Gjerken
Seniorkonsulent i Vivento AS

Digital omstilling

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Liker du det du nettopp leste? Gjør som 600 andre og få nyheter fra Vivento direkte i din innboks. Du vil motta nyheter fra Vivento maks 6 ganger i året.

Takk for din påmelding, sjekk innboksen!