Samhandlingsverktøy – hvor er dere og hvor vil dere?

Altfor ofte kjøpes det inn IT-løsninger uten at man tenker gjennom hva man ønsker av gevinster og hvordan systemet skal forvaltes i ettertid. Samhandlingsverktøy er ikke noe annerledes i så måte. Her får du tips til hvordan du kan sette i gang med å analysere behovet.

Enten det er Teams, Workplace by Facebook, Slack eller andre verktøy, så skjer det plutselig ikke noe magisk mellom ansatte bare fordi man har en ny app på mobilen eller klient på desktopen.

Det er viktig å fokusere på hva behovet er og hva dere ønsker å oppnå. Her kommer derfor tips for å kartlegge behov for ulike samhandlingsverktøy.

POTI-modellen

Gjør en analyse av status nå og hva dere ønsker å forbedre. Det finnes flere metoder for dette, men du trenger ikke gjøre det for vanskelig. POTI-modellen kan være et bra utgangspunkt. 

POTI står for prosesser, organisasjon, teknologi og informasjon. Til hver del svarer du på spørsmål om nå-situasjonen og beskriver en ønsket fremtidig situasjon. 

Steg 1: Hvilke PROSESSER har dere? 

Samhandlingsplattformer skal introdusere nye arbeidsprosesser og fjerne gamle, men hvilke skal dere innføre og hvilke skal fjernes og hvorfor akkurat disse?  

Begynn med å svare på: 

  • Hvordan jobber vi sammen i dag?
  • Hvordan ønsker vi å jobbe sammen?

Ikke glem å svare på hvorfor. Her finner dere gevinstene deres. 

Steg 2: Hvordan er organisasjonen i dag og hvordan skal den utvikles? 

Organisasjon er et omfattende felt og dekker alt fra kultur til ferdigheter. Her svarer dere på: 

Hvilke ferdigheter har ansatte i dag og hvilke nye trenger de? 

  • Hvordan skal løsningen forvaltes når den er i bruk? 
  • Endrer den på eksisterende arbeidsoppgaver og rollefordeling?

Steg 3: Hvilken teknologi har vi og hvilken trenger vi? 

Her kommer teknologivurderingene inn. Tenk nøye gjennom hva dere trenger før dere tar valget. Like viktig som hva dere skal innføre, er hva dere skal fjerne av teknologi. Dere kan begynne med å svare på: 

  • Hvilke nye verktøy er aktuelle for oss?
  • Hvilke verktøy skal fases ut?

Steg 4: Hvilken informasjon og data trenger ansatte? 

I-en dekker den litt diffuse delen informasjon, men her kan dere dypdykke i hvilken type data trenger ansatte for å møte fremtidens utfordringer. Informasjon og data eksisterer i ulike steder og flyter mellom ulike deler av virksomheten, men er ofte ikke tilgjengelig når ansatte trenger den. 

Svar på: 

  • Hvilken informasjon og data eksisterer i dag og hvordan brukes og deles den?
  • Hvilken informasjon og data trenger ansatte?
  • Hvordan skal informasjon og data gjøres tilgjengelig i fremtiden?

Alt er ikke like viktig, og det er viktigere å tilegne seg erfaring fremfor å gjør alt på en gang. Sett derfor opp for eksempel de tre viktigste punktene fra hver del av analysen og la det være førende for retningen dere arbeider mot. 

NRF 2018
Rull til toppen