Hvordan gjennomføre en vellykket IT-anskaffelse?
 Del 1

IT-anskaffelser er en uformelig, kompleks masse, som skal igjennom et kronglete og rigid anskaffelsesregelverk, for så å ende opp i et velfungerende datasystem som dekker behovet ditt nå og i fremtiden. Verken mer eller mindre. Men hvordan komme i mål med en vellykket IT-anskaffelse? Her er 11 viktige ting jeg har lært for å komme i mål.

Jeg husker første gang jeg fikk ansvaret for en IT-anskaffelse helt på egenhånd. Tusenmeters blikket og lett panisk indre dialog: «Jeg kan ikke noe om IT. Dette klarer jeg ikke. Hvem ved sine fulle fem har gitt meg denne jobben?». Det gikk helt ok. Ingen skandaler, men ikke spesielt bra heller. 

Det er snart 12 år siden jeg startet som anskaffelsesrådgiver, og 6 år siden jeg fikk min første IT-anskaffelse. Siden den gang har det blitt et hundretalls. Jeg har gjort mange feil og snubla på oppløpet, men men over tid har jeg lært meg noen suksesskriterier som gir IT-avtaler jeg er skikkelig stolt av og som oppdragsgiverne setter pris på.

Jeg har erfart at det ikke er komplekse tildelingsmodeller og detaljerte tekniske kravspesifikasjoner som er den hemmelige sausen for å kjøpe et godt IT-system. Det som fungerer helt greit ved kjøp av generiske standardvarer og ferdigprosjekterte entrepriser, gir ofte uventede utslag for kjøp av IT-tjenester.

Det kan være uforutsette lisensavhengigheter, plutselige problemer i en avdeling på andre siden av organisasjonskartet eller utdatert, dysfunksjonell programvare. 

IT-markedet utvikler seg fort og har så mange parallelle avhengigheter inn i virksomheten, at man rett og slett må gjøre anskaffelser litt annerledes. Et IT-prosjekt har mange usikkerheter og alternative måter å løse en problemstilling på. 

Ved å stadig lære og forbedre anskaffelsesprosessen av IKT, har jeg lært meg noen triks som jeg vil dele med deg i en serie av tre blogger i september. Denne artikkelen omhandler alle tipsene i korthet, mens jeg i del 2 og 3 går nærmere inn på punktene.

Tips1: Husk at det finnes rom i regelverket

Forsøk å bruke regelverket på en hensiktsmessig måte, og spille i bredden og på de handlingsrommene som faktisk er der. 

Tips 2: Ikke undervurder god planlegging

Du må planlegge godt – som regel mye mer enn du tror. Du må vite hvilke ressurser du trenger, og hvilke oppgaver som må gjøres på hvilket tidspunkt. 


Tips 3: Informasjon er kjernen til suksess

Samle inn så mye relevant informasjon du kan om «alt» som toucher området du skal handle innen. 

Tips 4: Sett opp et dream team

Å jobbe med IT-anskaffelser er ensomt, så få med deg en god gjeng! De behøver ikke jobbe 100 % med prosjektet, men de må ha tid til å gi deg input når du trenger det.


Tips 5: Lag deg en målsetning

Noe av det viktigste du gjør er å skape en felles forståelse av hva dere skal oppnå. Denne gir en rettesnor å måle gevinster etter og fungerer som et fyr når man står i stormen.

Tips 6: Les og forstå kontrakten

Les og forstå kontrakten – og så følge den opp!

Tips 7: Bruk standardavtaler

Statens standardavtaler er nydelige. Formateringen er fortsatt litt upraktisk, men innholdet er et supert utgangspunkt for IT-anskaffelsen din. 

 


Tips 8: Vær rettferdig

Ikke sett opp avtale- og konkurransevilkår som er urimelige og ensidige. Leverandøren er ikke din fiende, det er din samarbeidsparter de neste årene.
 

Tips 9: Gjør det enkelt for leverandøren å levere tilbud

Fortell leverandøren hva de skal svare på, hvorfor og hvordan. Da blir det enkelt for deg selv å evaluere tilbudene og følge opp avtalen i etterkant.

Tips 10: Husk: Alle spørsmål er en gave

Svar på spørsmålene som kommer inn i kunngjøringsfasen skikkelig. Leverandørene spør fordi de ønsker å levere gode tilbud.


Tips 11: Respekter ekspertrollene

Du er ekspert på ditt behov, leverandøren er ekspert på sin løsning.

Ved å åpne konkurransen slik at leverandøren får løse den faktiske utfordringen du har, blir løsningen du sitter igjen med den som best dekker ditt behov. Og kanskje til en lavere pris og mer fremtidsrettet som fungerer i flere år enn systemet du trodde du skulle ha. Slik oppnår du både innovative og lovlige konkurranser, og i tillegg sitter du igjen med en faktisk behovsdekning.

Vil du vite mer om anskaffelser av IT-løsninger?

Les mer om IT-anskaffelser her eller ta kontakt med meg.


Anne Marit Langedal


Seniorkonsulent


+47 98018100


anne.marit.langedal@vivento.no

Les del to

Les del tre