Hvordan gjennomføre en vellykket IT-anskaffelse?
 Del 2

IT-anskaffelser kan være kompliserte. Derfor deler Anne Marit Langedal i Vivento sine hotteste tips for en vellykket IT-anskaffelse. Dette er del to i en bloggserie i tre deler og her går hun inn på hvilke rom det finnes i regelverket, planlegging, informasjon, team og målsetting.

Tips 1: Husk at det finnes rom i regelverket

Slik anskaffelsesregelverket oftest brukes i dag, med detaljerte kravspesifikasjoner og kompliserte tildelingsmodeller, er det best egnet for generiske kjøp av faste størrelser. Altså alt det et IT-prosjekt ikke er. Når du skal ut å kjøpe et IT-prosjekt er det lurt å forsøke å bruke regelverket på en hensiktsmessig måte, og spille i bredden og på de rommene som faktisk er der.

Det er lov å sette opp en behovsspesifikasjon istedenfor en detaljert, teknisk spesifikasjon. Det er lov å forhandle, eller bruke konkurransepreget dialog i de fleste IT-anskaffelser av en viss kompleksitet. Det er også lov å ha tildelingskriterier som er fleksible i utslaget, eller i prioritert rekkefølge. Bruk dette rommet istedenfor å anskaffe IT-tjenester som om det skulle vært en fast størrelse. For det er det ikke.

Lovverket er fiffig på den måten at det er lov å inngå en dårlig kontrakt så lenge du følger loven, men det er ulovlig å inngå en bra kontrakt hvis du snubler i regelverket. Etter mitt syn har dette gjort at mange oppdragsgivere er mer redd for å gjøre feil i anskaffelsesgjennomføringen enn å sitte igjen med en dårlig kontrakt, noe som resulterer i et skeivt fokus hvor konkurransegjennomføringen prioriteres fremfor avtaleinnholdet.

Jeg tenker slik; vi behøver i alle fall ikke pålegge oss selv flere komplikasjoner enn strengt tatt nødvendig. Bruk de rommene som er i regelverket for å nå målet om en velfungerende løsning og kontrakt.

Tips 2: Ikke undervurder god planlegging

Du må planlegge. Som regel mye mer enn du tror. Du må vite hvilke ressurser du trenger, og hvilke oppgaver som må gjøres på hvilket tidspunkt. Det nytter ikke bare å se på fristene i forskriften, sette opp en plan og tro at planleggingen er over.

Når du står i sluttforhandlinger med leverandørene, vedståelsesfristen kryper innpå og anskaffelseskostnadene nærmer seg uforsvarlige, så kan ikke personen som kan «alt» om testledelse plutselig dra på 5 ukers safari i Kenya.

Ta deg tid til å planlegge alle viktige elementer i anskaffelsen så snart du får oppgaven. Sett opp time- og ressursplan, milepæler og beslutningsmomenter, lag grove prosjektestimater for implementeringen og sett opp plan for ressursstyring i anskaffelsesfasen.

Hvis du ikke har denne informasjonen, påse at noen gjør den tilgjengelig for deg. Jo tidligere du har den informasjonen du trenger, jo lettere er det å styre risikoene tilknyttet alle fasene i anskaffelsen og i implementeringsprosjektet. Ting tar tid, og i IT-prosjekter tar ting tid x pi.

Tips 3: Informasjon er kjernen til suksess

 
Når du har en plan, eller parallelt med oppsett av plan, bør du samle inn så mye relevant informasjon som du kan om «alt» som toucher området du skal handle innen. 
For eksempel: 
• Hvem opererer i markedet, hvor mange og hvor profesjonelle er de? 
• Hvordan løses oppgavene i dag, hvem er brukere, hvem er eiere, hvor brukes dagens løsning
• Hva er utfordringen med dagens løsning, hva er formålet med anskaffelsen? 
• Hvorfor gjør dere det dere gjør og hvordan? 
• Kartlegg tilgrensende løsninger, hardware, prosessflyter og nå-situasjon.
 
Spør og grav. Prat med folk. Skriv ned ideer, forventninger, frustrasjoner og erfaringer. Det er igjennom samtaler og dokumentasjon du borrer deg ned til kjernen av hele anskaffelsen: Hva er behovet som skal dekkes? Og ikke «hvilken løsning skal vi ha?», men «hvilket behov skal vi dekke?»

Tips 4: Sett opp et dreamteam

Det er litt som med fjellvettreglene, si ifra hvor du går og gå aldri alene. Ett menneske kan ikke alt, så du må få med deg en gjeng. De behøver ikke jobbe 100 % med ditt anskaffelsesprosjekt, men de må ha tid til å gi deg input når du trenger det. De må også vite grensen for hva de kan – og hva de ikke kan noe om.

Det hjelper å ha en profesjonell organisasjon bak seg som forstår hva et IT-prosjekt er. Akkurat på dette punktet har det heldigvis skjedd en del i offentlige virksomheter de siste årene. Ledergruppa står ikke lengre som spørsmålstegn når kostnader til drift og vedlikehold dukker opp. Sjefen forstår at personopplysninger er noe man må være ansvarlig for.

Deltagerne vet både hva prosjektveiviseren og PRINCE2 er. Brukerne har også blitt vant til at selv om det nye datasystemet ser litt annerledes ut enn tidligere, så er det ikke farlig.
Alle gode intensjoner, kontrakter og planer vil ikke hjelpe hvis du ikke har et apparat rundt deg som kan det du ikke kan, og som du kan diskutere de tingene som er vanskelig med. Det behøver ikke være en stor, tung IT-avdeling, men det må være noen som vet hvordan ting henger sammen hos deg. Hvem gjør hva, hvordan og hvorfor?

Tips 5: Lag deg en målsetning

Noe av det viktigste du gjør er å skape en felles forståelse av hva dere skal oppnå. Jeg maser mye i alle prosjekter for å få alle til å bli omforent om en målsetning for anskaffelsen. Denne gir en rettesnor å måle gevinster etter og fungerer som et fyr når man står i stormen.

Eksempler på slike målsetninger kan være: «Anskaffelse av løsning som sikrer at riktig person, med riktig kompetanse og riktige tilganger har riktig informasjon om riktig bruker til riktig tid og på riktig sted» eller «å anskaffe et fremtidsrettet og sky-basert saksbehandlings- og arkivsystem som sikrer kvaliteten på alle kundens leveranser».

Når alle trekker i samme retning er det enklere å få korrekte svar på spørsmålene du har til apparatet rundt deg. Hvis IT-avdelingen beskriver klassisk drift, men ledelsen vil ha sky, så blir fort svarene, og dermed det du kunngjør, sprikende og kaotisk. Tilbudene som kommer inn likeså. Da havner du fort i en dårlig kontraktssituasjon der leverandøren ikke kan møte alle de sprikende forventingene, eller i en situasjon der konkurransen må avlyses fordi du ikke har vært tydelig nok i forespørselen til markedet.

Følg med for tredje og siste del i denne Anskaffelsesbloggen. Der vil jeg ta for meg viktigheten av å forstå kontakten, bruk av standarder, rettferdighet, leveranse, spørsmål og rollefordeling.

Vil du vite mer om anskaffelser av IT-løsninger?
Du kan leser mer om IT-anskaffelser her eller ta kontakt med meg.

Anne Marit Langedal
Seniorkonsulent
+47 980 18 100
anne.marit.langedal@vivento.no

Les del en

Les del tre