Hvordan gjennomføre en vellykket IT-anskaffelse? Del 3

Anne Marit Langedal i Vivento har jobbet med offentlige anskaffelser i 12 år og særlig med anskaffelse av IT-tjenester. I denne bloggserien deler hun sine beste råd om hvordan du bør gjennomføre en IT-anskaffelse, slik at du sitter igjen med en løsning du faktisk har behov for. Dette er siste del i bloggserien i tre deler, hvor hun går inn på viktigheten av å forstå kontrakten, bruk av standarder, rettferdighet, leveransen, spørsmål og rollefordeling.

Tips 6: Les og forstå kontrakten

Ikke bruk anskaffelsen til å løse den dårlige kontraktsoppfølgingen som ødela i forrige prosjekt. Avtaleoppfølging og anskaffelser er to forskjellige ting; var forrige leverandør dårlig skulle avtalen vært sagt opp eller i verste fall hevet! Det hjelper ikke at du skrur sammen neste anskaffelse slik at akkurat den leverandøren ikke kommer inn igjen. Noe som selvfølgelig er en ulovlig, men akk en så vanlig bestilling til anskaffelsesrådgivere. Det som fungerer er å lese og forstå kontrakten – og så følge den opp!

De siste årene har jeg stort sett benyttet Statens standardavtaler som grunnlag for hele prosjektet. Utført korrekt og med gjennomtenkte avtalebestemmelser, fungerer kontrakten som et kart for leveranse og implementering av nytt system. Hvis du velger riktig type SSA, holder den oversiktlig og forstår hva du skriver, så har du et godt styringsgrunnlag for prosjektet. Ta med prosjektleder inn, påse at hun også har lest og forstått kontrakten og føler eierskap til bestemmelsene i den.

For det er jo avtalen hele anskaffelsen dreier seg om! Det er i avtalen løsningen er beskrevet, bestemmelsene om når og hvordan og hva det skal koste, og ikke minst; hvem sitt ansvar der er når det ikke virker som forutsatt. Allikevel ser vi alt for ofte at kontrakten blir stemoderlig behandlet, den er rotete, ulogisk og lagt i en skuff. Og tas ikke frem før Dagens Næringsliv ringer og vil ha deg på forsiden.

Så, les og forstå kontrakten. Og følg den opp.

Tips 7: Bruk standardavtaler

Statens standardavtaler er nydelige. Formateringen, for oss som bryr oss om hvordan ting ser ut, er fortsatt litt upraktisk, men innholdet er et supert utgangspunkt for IT-anskaffelsen din.
De fylles ut slik: De punktene du ikke forstår, ber du om hjelp til fra fagmiljøet. Hvis ingen forstår hvordan de skal fylles ut; spør en konsulent eller be leverandøren komme med sine standardbetingelser som en del av konkurransen. De gode leverandørene har fylt ut disse kontraktene mange ganger. Be dem sette opp standardbetingelsene sine – og be dem forklare hva de innebærer. Skriftlig. Ta vare på forklaringen. Hvis det oppstår en konflikt om dette senere, står du i en mye bedre posisjon fordi du både forstår hva klausulen innebærer og du har skriftlig hvilket tolkningsgrunnlag som kontrakten ble inngått på. Sånt er viktig i norsk kontraktsrett.

Rent anskaffelsesfaglig legger du forklaringen til grunn for kvalitetsvurderingen (eller kostnadsvurderingen hvis det påvirker kostnadene) for å sikre lovlig tildeling. Jeg gjør nesten alltid dette med for eksempel tjenestenivåavtalen fordi den er dyr å få spesialtilpasset og leverandørene har forskjellige standardbetingelser. Tjenestenivåavtaler kommer med flere nivåer, og du kan velge den som passer ditt behov best. Pass på at leverandørene også må gi tilbud på hva de skal betale hvis de bryter tjenestenivåavtalen, og bruk dette i tildelingsevalueringen.

Jeg har aldri benyttet en PS2000 eller søsknene dens. Det er en enkel grunn til dette; SSA-ene er gratis. I en presset økonomisk situasjon, der man i det offentlige må krangle om hver krone til prosjektet sitt, så velger man det som fungerer og er gratis. Bare det å slippe å fundere på hvordan man skal kunne informere leverandørene om kontraktsvilkårene, uten å samtidig enten pålegge dem å kjøpe avtalen på forhånd eller bryte opphavsretten er en gevinst i seg selv. Det er så mange vurderinger som må gjøres i en anskaffelse at én mindre er en lettelse.
  
Så jeg har valgt Statens standard: Gratis. Velfungerende. Tipptopp.

Tips 8: Vær rettferdig

Når du setter opp avtale- og konkurransevilkår som er urimelige og ensidige, så skjer det fire ting. 
  1. De seriøse leverandørene legger ikke inn tilbud. 
  2. De useriøse eller uerfarne leverandørene legger inn tilbud. 
  3. Du bryter anskaffelsesregelverket, som er tydelig på at kontrakten skal være balansert og at det offentlige ikke skal misbruke sin dominerende stilling.
  4. Du risikerer å få en mye høyere pris enn nødvendig fordi leverandørene må prise inn risikoen for de ubalanserte bestemmelsene i tilbudet.

Leverandøren er ikke din fiende, det er din samarbeidspartner de neste årene. Min erfaring er at leverandører responderer best og yter sitt beste i møte med en profesjonell kunde, som vet når man skal være tydelig og som vet når man skal gi litt tau. Overregulerte, ensidige avtaler, detaljspesifiserte prosjektplaner i fossefall og en kontrakt i skuffen, gir dårlige leverandørforhold. Leverandøren og hans ansatte ønsker stort sett bare å gjøre jobben sin. På en skikkelig måte, med yrkesstolthet, og få betalt for det. 

Tips 9: Gjør det enkelt for leverandøren å levere tilbud

…og gjør det enkelt for deg selv å evaluere tilbudene og følge opp avtalen.
Fortell leverandøren hva han skal svare på og hvordan. Fortell hvorfor du spør om noe, slik at leverandøren får hjelp til å tolke hvordan han kan gi det beste tilbudet. Og så fjerner du alt du ikke forstår selv.

Det er en uting å kopiere tidligere konkurransegrunnlag og kontrakter. Det gir følgefeil og det gir kontrakter som kunden selv ikke forstår. Hvis du skal kopiere et tidligere konkurransegrunnlag eller kontrakt; behold bare overskriftene. Hvis du ikke forstår hva som står i teksten under overskriften så skal du ikke kunngjøre den. Jeg har mange maler for dokumenter, men de er alltid tomme foruten litt hjelpetekst.
  
Så: hold dokumentene ryddig, ta kvalitetskontroll på begrepsbruk, pass på at dokumentene har en rød tråd, at alt er sydd pent sammen i en velfungerende pakke før du kunngjør. Det skal være enkelt å forstå hva du spør etter, hvorfor du spør og hvordan man skal svare.

Tips 10: Husk: Alle spørsmål er en gave

Svar på spørsmålene som kommer inn i kunngjøringsfasen skikkelig. Leverandørene spør fordi de ønsker å levere gode tilbud, ikke for å ta deg i feil. Informasjon som er åpenbar for deg hvordan du skal tolke, kan kanskje forstås på flere måter. Hvis du ønsker gode tilbud, vær ydmyk på at du kan ha forklart deg dårlig. Det er ikke så farlig å innrømme en feil. Jeg lover. Som leverandør er det frustrerende å få goddagmannøkseskaft-svar, med henvisning til et punkt i konkurransegrunnlaget som ikke svarer på spørsmålet.
Det er menneskelig og fort gjort å bli litt defensiv når noen stiller spørsmål, av og til kritiske, til det man har jobbet mye med. Men du gjør deg selv og alle andre parter en tjeneste ved å se på alle spørsmål som en gave. Det er en gave fordi i kunngjøringsfasen har du fortsatt mulighet til å rette opp misforståelser og feil. Når tilbudsfristen er utgått, eller enda verre; når kontrakten er signert, så vil disse misforståelsene gi potensielt mye større problemer og koste mye mer penger å rette opp.

Anne-Marit-Langedal1-2

Tips 11: Respekter ekspertrollene

Du er ekspert på ditt behov, leverandøren er ekspert på sin løsning.
Jeg har gjennom årene hatt god erfaring med å innprente dette for deltagerne i et IT-anskaffelsesprosjekt. Hvis du begynner å blande ekspertrollene, og lar leverandøren forklare deg behovet ditt, eller du forsøker å detaljere for leverandøren hva slags løsning de skal levere, så blir det dyrere, dårligere konkurranse, ofte dårligere sluttprodukt og i tillegg en kjempejobb både å anskaffe og å følge opp kontrakten.
Mange IT-løsninger blir alt for dyre fordi kunden i detalj forklarer hvordan han vil ha løsningen til å fungere, istedenfor å i detalj forklare hva slags utfordringer løsningen skal løse. Feilen oppstår fordi kunden ikke er ekspert på løsningen han ser for seg, men han er livredd for å overlate noe ansvar til leverandøren. Men leverandøren er ikke din fiende, han er din samarbeidspartner. Det er leverandøren som vet hvordan hans løsning virker best, så la han gi deg løsningen på ditt behov.

Vil du vite mer om anskaffelser av IT-løsninger? 


Les mer om IT-anskaffelser her eller ta kontakt med meg.

Anne Marit Langedal
Seniorkonsulent


+47 98018100


anne.marit.langedal@vivento.no

Les del en

Les del to

Rull til toppen