Hvordan realisere gevinst fra digitaliseringsprosjektet?

I prosjekter med innføring av nye IT-systemer vil gevinstene alltid være knyttet til organisasjonsutvikling. Hvordan bør man gå frem for å sikre best gevinstrealisering?

 

La oss først ta for oss hvilke mål dine prosjekter kan ha:

1. Prosjektmål

Prosjektmål sier noe om kvaliteten på IT-systemet som prosjektet skal realisere. Eksempler på prosjektmål kan være:

  • Gjøre bruken enklere
  • Skape raskere responstid
  • Forenkle samhandling
  • Økt automatisering
  • Presentere bedre styringsinformasjon
  • Økt datakvalitet
  • Mer effektiv forvaltning av teknologien

2. Effektmål

Effektene ved innføring av ny teknologi i organisasjonen har derimot et stort gevinstpotensial, men det krever endringer i organisasjonen.

Et eksempel på dette er innføringen av nytt skoleadminstrasjonssystem i en kommune/fylkeskommune som vi jobber med. De har som et effektmål å redusere tid brukt på administrasjon, og benytte denne tiden til pedagogiske aktiviteter: «Mer tid til det som gjelder».

Det innebærer at de ikke bare kan innføre nye IT-systemer og la alle i organisasjonen fortsette å jobbe på samme måte som før. Da har de ikke klart å flytte en eneste time fra administrasjon til pedagogiske aktiviteter. Skal de realisere gevinster må de altså utnytte de positive egenskapene ved det nye IT-systemet, og endre måten organisasjonen arbeider på.

Vi har en modell som beskriver dette:

Her har vi et systemperspektiv langs den vertikale aksen og et organisasjonsperspektiv langs den horisontale. Vi ser at man må bevege seg mot høyre i den horisontale aksen for å skape gevinster.

Det er ikke alltid nødvendig å ta frem et nytt system for å skape gevinster, men når man først gjør en slik anskaffelse er det særlig viktig å utnytte muligheten for å gjøre endringer i organisasjonens prosesser.

Så hvordan bør du gå frem for å realisere gevinster i IT-prosjekter?

Kort fortalt bør du gjennomføre følgende kartlegging og analyse:

  1. Modellèr/dokumenter dagens prosesser og bruk av roller, og mål tiden du bruker på de aktiviteter som inngår i prosessene i dag.
  2. Modellèr/dokumenter nye prosesser basert på de mulighetene som det nye systemet gir, og estimer tiden du vil bruke på de aktiviteter som inngår i de nye prosessene. Her kan det være hensiktsmessig å ta utgangspunkt i kravspesifikasjonene knyttet til det nye systemet.
  3. I de nye prosessene etablerer du nye roller, slik at du gjør det vanskelig å skli tilbake til den gamle måten å jobbe på.
  4. Etabler også et gevinstpotensial ved å regne ut forskjellen i tidsforbruk mellom dagens prosesser og de nye prosessene.
  5. Forankre gevinstene i linjeorganisasjonen gjennom aktiv kommunikasjon, og etabler et forpliktende eierskap i linjen for de ulike gevinstene som skal oppnås.

Man vil aldri treffe 100 % på hvordan endelig bruk av det nye systemet vil bli med denne metoden, men den er helt nødvendig å gjennomføre for å få fokus på at gevinster skal realiseres i enden av en IT-anskaffelse.

Videre vil denne metoden bidra til å skape forutsigbarhet for hvordan organisasjonen skal fungere etter innføringen av det nye IT-systemet – både for den enkelte medarbeider og for de som er satt til å lede organisasjonsendringene som vil komme.

Vil du vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg med gevinstrealisering? Les mer her, eller ta kontakt med vår konsulentsjef Tord- Arve Holmedal;

Tord-Arve HolmedalTord-Arve Holmedal
+ 47 901 08 850

Rull til toppen